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致學(xué)校Email寫作技巧-優(yōu)越教育

所屬欄目:英國留學(xué), 生活信息 發(fā)表時(shí)間:2013-04-15 來源:本站原創(chuàng)

  英國優(yōu)越教育專家建議,給學(xué)校發(fā)email的主題(subject)應(yīng)該盡量簡短,但最好不要空著不填。沒有subject的email雖然不至于被忽略,但給人第一印象不是非常好,至少說明你沒有花足夠的心思在上面。如有緊急事情,建議使用urgenthelp之類的短語,簡潔但很顯眼。

  接下來是正文部分,還是一定要本著簡練的目的。因?yàn)閍dmission辦公室的人一天都要看很多這樣的來信,過于冗長繁瑣讓人本能反應(yīng)就不舒服。而條理清晰、簡潔明了的信會(huì)不知不覺讓對方在回答的過程中慢慢的透露出越來越多的信息。

  重點(diǎn)是邏輯清晰條理清楚。這點(diǎn)不是很容易就做到。因?yàn)橐话阄覀冇?ldquo;情況”才需要聯(lián)系學(xué)校,而往往這種情況讓我們心情焦慮,恨不得一下子把事情全部說清楚。但越這么想越容易把事情越說越糊涂。

  在寫email前,應(yīng)該把事情在腦子里理一遍,最好跳出來在旁觀者的角度上看問題。前因后果都要想清楚。為什么會(huì)出現(xiàn)問題?它是什么原因造成的?一定要交代一下背景,如果一上來就是問題會(huì)讓人摸不著頭腦。但也不要走另外一個(gè)極端:很多人在急急忙忙講了一大堆事情后,什么問題都沒問就結(jié)尾了。這樣學(xué)校的負(fù)責(zé)人會(huì)不知所措,給出的建議的質(zhì)量也要大打折扣。所以千萬記得,把事情陳述清楚以后,把問題清晰的羅列下來,這樣方便別人一一作答,email的目的才能達(dá)到。

  在羅列問題時(shí)候,最好也不要一股腦兒什么都搬上去,一下子十幾條問題會(huì)嚇倒對方的。最好的策略是,先從最緊要的問題開始,一封email最好不要超過3個(gè)問題。問題的歸納要注意條理,不要重復(fù),記得要具體一點(diǎn),不要太過泛泛而談。這樣得到的答案才是最有效的。

  一般英國的大學(xué)在回復(fù)email方面還是反應(yīng)很快的,而且有調(diào)查標(biāo)明新興的大學(xué)在這方面尤其突出。在收到回復(fù)以后,不管有沒有用最好都回信表示感謝。

  另外,如果之前沒有說清楚的可以繼續(xù)深入探討。最好直接點(diǎn)“回復(fù)”鍵回復(fù),這樣原文會(huì)在下面引用,可以讓對方知道你已經(jīng)收到回復(fù),更重要的是,由于學(xué)校每天處理大量這樣的信件,把原文引用在下面可以有助于他“回憶”一下你的case。當(dāng)然,如果第一次回復(fù)就達(dá)到目的,也不要就這樣不理不問了,時(shí)刻記住我們“禮儀之邦”的傳統(tǒng)美德,回復(fù)別人以表感謝是很必須的。

  記住在結(jié)尾部分另起幾行寫withmybestregards,如果遇到逢年過節(jié)或者周末的,不要忘記加上幾句HappyNewYear或Haveagoodweekend,這樣會(huì)讓人覺得心情愉快。

  以上就是英國優(yōu)越教育專家對致學(xué)校Email寫作技巧的相關(guān)介紹。

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